Online brainstormen in 7 stappen

Welkom bij onze derde blog over online brainstormen. Onze eerste blog benadrukte het belang van live online brainstormen, terwijl de tweede blog zich richtte op de optimale voorbereiding. In deze laatste blog behandelen we hoe je een online brainstormsessie succesvol uitvoert in 7 stappen. Welke dat zijn lees je hieronder!

1. Begin met een goede introductie

Natuurlijk start je de sessie met een goede start: welkom heten, even inchecken (hoe zit iedereen erbij?), toon de agenda en doe een leuke interactieve kennismaking mochten de deelnemers elkaar nog niet kennen.

2. Oefen met de tool

Maak je gebruik van de chat, het whiteboard of een extern programma tijdens de brainstorm? Laat de deelnemers hier dan eerst mee kennismaken door een leuke laagdrempelige oefening te doen of door bijvoorbeeld de kennismaking ook met die tool te doen.

3. Bespreek het belang en de regels

Voordat je de brainstorm start, bespreek wat de aanleiding is van de beoogde brainstorm (waarom gaan we dit doen?) en wat het belangrijkste doel is. Vervolgens deel je de basisregels voor een goede brainstormsessie. Deze zijn:

• Alle ideeën zijn welkom (hoe gekker hoe beter!)
• Geef geen kritiek
• Bouw voort op ideeën van anderen
• We gaan voor kwantiteit

Ondersteun de eerste drie stappen visueel met een paar mooie pakkende PowerPointdia’s.

4. Start met een braindump

Voordat je aan de slag gaat met de daadwerkelijke brainstorm, is het een goed idee om eerst alle bestaande ideeën gelijk te verzamelen. Dit kan worden gedaan met een braindump: elke deelnemer schrijft vrij alle ideeën op die hij of zij heeft over het vraagstuk. Het vastleggen van alle bestaande ideeën via bijvoorbeeld de chat opent de deur naar meer originele alternatieven.

5. Voer de gekozen werkvorm uit

Als het goed is heb je in de vorige fase al een brainstormvariant voorbereid. Tijd om deze nu uit te voeren!

6. Cluster en evalueer de verzamelde ideeën

De ideeënfase wordt gevolgd door een ideeën-evaluatiefase, waarbij de opgehaalde ideeën worden vergeleken, beoordeeld en verder worden uitgewerkt. Plan hiervoor na de brainstorm 5 tot 10 minuten in om alle ideeën te clusteren in logische thema’s.

Een eenvoudige methode om snel de beste ideeën te selecteren is door deelnemers te laten stemmen. Geef iedereen een aantal stemmen en laat ze individueel en in stilte hun stem uitbrengen. Laat ze bijvoorbeeld vinkjes zetten bij de ideeën die ze het interessantst vinden. Gebruik je een externe tool zoals Mural of Miro? Vaak bestaat de mogelijkheid om te reageren op notities middels een duimpje of hartje. Maak na het stemmen een lijst van de ideeën die de meeste stemmen hebben ontvangen.

Een handig hulpmiddel bij het convergeren is de evaluatiematrix: een model met twee assen die vier vlakken creëren. De horizontale as beoordeelt de benodigde inspanning en de verticale as beoordeelt de impact. Plaats alle ideeën in de evaluatiematrix. Ideeën met hoge impact en weinig inspanning zijn ideaal: pak deze als eerste op. Ideeën met lage impact en veel inspanning kun je beter uitstellen.

7. Bespreek de vervolgstappen

Of je nu direct besluit welke ideeën je wilt oppakken of niet, neem altijd de tijd aan het einde van de sessie om de volgende stappen te bespreken. Wat is er nodig om je idee uit te voeren? Wie is verantwoordelijk voor welke taken? En wat zijn de deadlines? Stuur na afloop van de vergadering een samenvatting en de lijst met actiepunten die je als groep hebt afgesproken naar elke deelnemer. Op deze manier voorkom je misverstanden en zorg je voor actie.

Over actie gesproken, we zijn aan het eind gekomen van deze derde en tevens laatste blog over brainstormen. Ben jij klaar voor je eerstvolgende live online brainstorm? Veel succes!