Inclusieve online sessies: betrek alle deelnemers

Online sessies zijn vaak toegankelijker dan bijeenkomsten op locatie. Je hebt bijvoorbeeld geen reistijd en -kosten en er zijn veel digitale tools die je helpen om effectief online samen te werken. Maar, net als bij offline sessies is het belangrijk om te zorgen dat alle deelnemers actief mee kunnen doen en je iedereen bij je sessie betrekt. Hoe je dat live online het beste kunt doen? In een reeks van drie artikelen bespreken we hoe je de inclusiviteit van jouw online sessie kunt bevorderen. We trappen de reeks af met de belangrijkste tips en tricks om iedereen bij je sessie te betrekken.

Maak verwachtingen duidelijk

Veel mensen vinden het fijn om te weten hoe je sessie eruit gaat zien. Zorg dat het duidelijk is voor je deelnemers wat er van hen verwacht wordt tijdens de sessie. Deel eventueel voorafgaand aan de sessie de agenda zodat mensen die dat willen zich kunnen voorbereiden, en presenteer deze aan het begin van de sessie.

Een warm welkom

Een goed begin is het halve werk! Betrek alle deelnemers vanaf het begin en start met een check-in of interactieve opdracht. Eerder gaven we al 5 ideeën voor verrassende live online kennismakingsvormen. Nog een tip: noem je deelnemers bij naam om eraan bij te dragen dat iedereen zich gezien en gehoord voelt.

Verlies niemand uit het oog

We maken makkelijker contact met deelnemers die hun camera aan hebben staan en actief participeren. Maar vergeet niet ook evenveel aandacht te geven aan de deelnemers die hun camera niet (kunnen of willen) gebruiken of die stil zijn. Voor hybride bijeenkomsten geldt dit voor zowel offline en online deelnemers.

Geef iedereen evenveel ruimte

Zorg ervoor dat de aandacht niet alleen gaat naar de snelste en meest extraverte mening of de ‘HIPPO’ (highest paid person’s opinion). Maak bewust ruimte voor de inbreng van deelnemers die bijvoorbeeld meer introvert of verlegen zijn en let op dat iedereen evenveel kans krijgt om te spreken. Hou bij grotere groepen een lijstje met namen bij en turf wie er aan het woord is geweest, zodat je degenen die nog niet veel hebben gesproken kunt betrekken of benoemen. Als de verdeling erg ongelijk is, kun je ook besluiten om spreektijd bij te houden.

Communicatievoorkeuren

Houd rekening met verschillende communicatievoorkeuren. Sommige mensen hebben tijd nodig om een opmerking voor te bereiden, anderen schrijven liever dan dat ze spreken, of willen een anonieme bijdrage leveren. Plan momenten in voor vragen en benadruk dat deelnemers altijd hun virtuele hand op kunnen steken bij een vraag of opmerking. Door  verschillende opties voor deelname te benoemen – bijvoorbeeld spreken via de microfoon, een openbaar chatbericht of een privébericht – kan je de diversiteit van de uitwisseling bevorderen.

Zet digitale tools in voor meer inclusie

Online sessies kunnen inclusiever en democratischer zijn dan face-to-face bijeenkomsten omdat er manieren en applicaties zijn om alle deelnemers tegelijkertijd inbreng te laten geven. In plaats van dat er voor slechts een paar deelnemers ruimte is om mondeling hun antwoord te delen, kan online iedereen op hetzelfde moment een antwoord inzenden in de chat of op een whiteboard. Nadat iedereen heeft gereageerd, kun je eventueel één of meerdere antwoorden uitkiezen en de deelnemer(s) vragen een toelichting te geven.

Ook de afwezigen kun je betrekken

De mensen die op het moment van jouw live online sessie niet kunnen deelnemen, kun je de optie geven om vooraf een bijdrage te leveren. Ook kun je voor de afwezigen de sessie opnemen, of stuur een samenvatting rond na afloop van de bijeenkomst.

Er bestaan veel redenen waarom een deelnemer niet (goed) mee kan doen aan je online sessie. Dit artikel is deel van een drieluik: in volgende artikelen gaan we in op het betrekken van deelnemers met technische moeilijkheden of zintuiglijke beperkingen.

Wil je meer weten over succesvolle en inclusieve online sessies? Learning Connected heeft een breed aanbod aan trainingen over online en hybride samenwerken. Ben je op zoek naar meer informatie over het bevorderen van diversiteit en inclusie in jouw organisatie, bekijk dan eens de trainingen van Study2Go.