Technische problemen in jouw online meeting: in 3 stappen naar de oplossing

Niks vervelender dan tijdens je online meeting tegen technische problemen aanlopen. Maar helaas krijgen we hier allemaal (regelmatig) mee te maken. Of het nou gaat om problemen met het geluid, beeld, verbinding of functies die niet werken, het is erg vervelend als dit jouw afspraak onderbreekt. Daarom is het belangrijk dat je weet hoe je dit kunt oplossen. In deze blog leren we je in 3 stappen hoe je dit aanpakt!  

Stap 1: Wat is het probleem?
Allereerst is het belangrijk om het probleem in kaart te brengen. Zonder probleem is er namelijk ook geen oplossing. Er zijn een aantal scenario’s die zich kunnen voordoen: 

• Problemen met de gemaakte afspraken 
• Problemen met de functionaliteiten van de tool 
• Problemen met het geluid 
• Problemen met de camera 
• Problemen met de internetverbinding

Problemen met de gemaakte afspraken
De meest voorkomende problemen zijn toch wel de problemen die voortkomen uit de gemaakte afspraken. Denk bijvoorbeeld aan deelnemers die geen link hebben ontvangen, te laat inloggen of niet goed voorbereid zijn. Ondanks dat deze problemen heel erg vaak voor komen, zijn deze eigenlijk ook het makkelijkst op te lossen. 

Problemen met de functionaliteiten van de tool
Een ander probleem dat vaak voorkomt is een probleem met de videobeltool die je gebruikt, zoals Cisco Webex, Microsoft Teams of Zoom. Denk bijvoorbeeld aan een knop die niet werkt of beperkingen in verband met beveiligingsmaatregelen.  

Problemen met het geluid
Nog steeds komt het geregeld voor dat het geluid binnen een online meeting niet werkt. Dit kan komen doordat een luidspreker niet werkt, de microfoon van een deelnemer ermee is gestopt of dat er bijvoorbeeld een headset (niet goed) is aangesloten. 

Problemen met de camera
Aangezien je al op afstand met elkaar communiceert is het fijn om elkaar in ieder geval te kunnen zien! Wanneer de videoverbinding dan niet werkt dan kan dit ervoor zorgen dat de communicatie stroever verloopt. 

Problemen met de internetverbinding
Niks zo vervelend als iemand die slecht te verstaan is door het haperen van het geluid of een camerabeeld dat steeds vastloopt of bevriest. Dit zijn meestal gevolgen van een slechte internetverbinding. De meeste videobeltools hebben zelf een manier om dit te reguleren zodat de kwaliteit zo goed mogelijk blijft, maar toch biedt dit geen garantie. 

Stap 2: Wie ervaart het probleem? 

Nu je weet wat het probleem is, is het tijd voor de volgende stap: wie ervaart het probleem? Dit kan je helpen uit te vinden waar het probleem vandaan komt. Heeft iedereen last van het probleem? Dan zal het probleem niet bij één iemand liggen, maar eerder in het programma. Maar is er bijvoorbeeld wel maar één deelnemer die aangeeft niks te horen, dan zal diegene moeten controleren of zijn of haar geluid goed werkt.  

Stap 3: Werk naar de oplossing 

Tot slot de belangrijkste stap: het werken naar de oplossing. Nadat je hebt achterhaald waar het probleem zit en wie het ervaart, kun je gaan zoeken naar een oplossing. Belangrijk hierbij is om een aantal zaken in je achterhoofd te houden.  

1. Is het snel op te lossen? Doe dit dan tijdens de online meeting, maar probeer er hierbij voor te zorgen dat de andere deelnemers hier zo min mogelijk last van hebben. Ga dus niet vijf minuten lang met het probleem van één deelnemer aan de slag, maar het is prima om kort uit te leggen waar een belangrijke knop te vinden is. Is het niet snel op te lossen? Plan dan een moment in na de sessie om dit alsnog te doen, zodat het de volgende keer wel goed gaat. 
2. Hoe belangrijk is het om het op te lossen? Is het een meeting waarin weinig interactie van de deelnemers wordt verwacht? Dan is het niet nodig om tijd te steken in het oplossen van het microfoon-probleem van die ene deelnemer, maar kan je diegene vragen om voor deze keer input te geven via de chatfunctie of het whiteboard. 
3. Plan een moment in voorafgaand aan de (eerste) sessie om te testen of alles goed werkt. Zo voorkom je dat je tijdens de bijeenkomst tijd kwijt bent aan technische ongemakken en kun je gewoon op de afgesproken tijd beginnen. 
4. Zorg voor iemand die kan ondersteunen voor technische problemen. Zo kan de host/presentator altijd door gaan en is er toch iemand die kan helpen wanneer iets niet loopt zoals gewenst. 

Tips voor de meest voorkomende problemen 

Bovenstaand stappenplan kan je goed helpen om het probleem in kaart te brengen en geeft je richting voor het vinden van een oplossing. Er is in dit artikel helaas geen ruimte om alle mogelijke problemen en oplossingen te bespreken, maar hieronder vind je een aantal nuttige tips die in veel gevallen helpen: 

Audioproblemen
Werkt het geluid niet naar behoren? Probeer dan allereerst of dit staat ingeschakeld en luid genoeg staat ingesteld. Is dit het geval? Controleer dan ook altijd even of het geluid via een headset misschien wél werkt of koppel deze juist even los om te kijken of dit het probleem oplost. 

Cameraproblemen
Werkt de camera niet of zie je geen beeld? Controleer dan eerst of de camera niet aan staat in een ander programma. Webcams kunnen meestal maar in één programma tegelijkertijd gebruikt worden. Ook kan het zijn dat de camera uitgeschakeld staat doordat de privacy-instellingen van de computer deze niet toestaat. Tot slot kan een externe camera nog uitkomst bieden. 

Internetproblemen
Problemen met de internetverbinding zijn de meest voorkomende problemen, maar die zijn vaak ook het eenvoudigst op te lossen. Een vaste kabelverbinding zorgt voor de sterkste en meest stabiele verbinding, maar ook dichter bij de router gaan zitten of het uitschakelen van andere apparaten die (veel) internet verbruiken kan helpen.  

Geef altijd duidelijke instructies en vraag altijd goed uit wanneer een probleem zich voordoet. Kom je er toch, ondanks bovenstaande stappen en tips, echt niet uit? Raadpleeg dan de technische ondersteuning binnen jouw organisatie of neem direct contact op met de beheerder van de tool waarin het probleem plaatsvindt. Veel succes!