Dutch 
English 
German 
Je hebt zelf het videobellen waarschijnlijk wel onder de knie en je camera en microfoon werken goed. Maar hoe zit het met de deelnemers van jouw online sessie? Er zijn altijd wel mensen die videobellen met een computer of telefoon lastig vinden, technische problemen ervaren of minder opties hebben omdat ze deelnemen via een telefoon of een oudere versie van de software.
In een vorig artikel bespraken we hoe je alle deelnemers betrekt bij inclusieve online sessies door iedereen de tijd en ruimte te geven om mee te doen op zijn of haar manier. Maar soms kunnen technische problemen of beperkingen ervoor zorgen dat deelnemers niet (goed) mee kunnen doen. In dit artikel bespreken we hoe je ervoor kunt zorgen dat de techniek niet de inclusiviteit van je sessie in de weg staat.
Check vooraf
Moeten deelnemers een videobelprogramma downloaden om mee te kunnen doen aan de sessie? Laat ze dit dan van tevoren weten. Stuur ze een link zodat ze hun verbinding en het programma kunnen testen of stel voor om een (korte) testsessie in te plannen.
Technische hulp
Wat als een deelnemer de sessieruimte niet kan binnenkomen? Zorg ervoor dat je iedereen van tevoren hebt geïnformeerd waar ze terechtkunnen bij problemen, via e-mail of telefonisch. Aan het begin van de sessie kun je deelnemers nog eens laten weten op welke manieren ze tijdens de sessie om hulp kunnen vragen, zoals via het opsteken van een virtuele hand of een chatbericht – als de één niet werkt, kunnen ze iets anders proberen.
Is iedereen aan boord?
Controleer aan het begin van je sessie of iedereen mee kan doen. Plan een kort moment van interactie waarin iedereen een bepaalde reactie moet laten zien of een berichtje in de chat moet sturen. Je kunt dan gelijk de deelnemers die moeite hebben met de techniek vertellen waar ze de juiste knoppen kunnen vinden, zodat ze de rest van de sessie wél mee kunnen doen.
Doe mee als deelnemer
Als presentator ziet je scherm er anders uit dan bij je deelnemers. Je hebt andere functionaliteiten en de knoppen zitten soms op andere plekken. Het is daarom een goed idee om eens bij je eigen sessie in te loggen via een ander apparaat: als je ziet wat de deelnemers zien kun je ze veel beter helpen. Tip: laat je deelnemers wel even weten dat je via twee apparaten bent ingelogd, zodat ze niet denken dat ze door een onzichtbare aanwezige worden geobserveerd.
Geef verschillende deelname-opties
Deelnemers die deelnemen via een telefoon, de webbrowser of een oudere versie van het videobelprogramma hebben vaak minder functies tot hun beschikking. Het is daarom een goed idee om tijdens de sessie meerdere opties te bieden waarmee deelnemers hun stem kunnen laten horen. Geef bijvoorbeeld de keuze om mee te doen via de annotatietool óf via een berichtje in de chat. Deel een QR-code op je scherm én een link in de chat.
Visuele instructies
Het spreekt voor zich dat je duidelijke instructies moet geven. Er bestaan verschillende videobelprogramma’s die allemaal net even anders werken, dus ga er niet vanuit dat iedereen weet waar ze de juiste functie kunnen vinden. Geef visuele ondersteuning aan je instructies: laat bijvoorbeeld een screenshot van je scherm zien waar je aangeeft op welke knop de deelnemers moeten klikken. Een voorbeeld is altijd de duidelijkste uitleg.
Deelsessies
Voordat je iedereen uiteenstuurt in deelsessies, wees er zeker van dat de instructies 100% duidelijk zijn en dat iedereen weet hoe ze de vereiste tools moeten gebruiken. Zorg ervoor dat deelnemers weten hoe ze jou kunnen bereiken bij vragen of problemen, of bezoek de verschillende deelgroepen om te zien of alles goed gaat.
Camera’s en microfoons
Aan het begin van je online sessie moedig je je deelnemers waarschijnlijk aan om hun camera’s aan te zetten om verbinding te creëren. Maar let op: inclusiviteit betekent ook dat je je ervan bewust moet zijn dat sommige deelnemers hun camera niet kunnen of willen gebruiken. Sommigen hebben niet genoeg bandbreedte voor een videoverbinding, kunnen hun microfoon niet gebruiken omdat ze zich niet in een rustige omgeving bevinden, of voelen zich er niet prettig bij om anderen een kijkje in huis te geven. Een tussenweg is het gebruik van een virtuele achtergrond of headset voor meer privacy of het enkel aanzetten van de camera als iemand aan het woord is.
Wil jij ook inclusieve online sessies organiseren? Ook als alle technische obstakels uit de weg geruimd zijn, betekent dit niet dat iedereen in staat is om op dezelfde manier mee te doen. In een volgend artikel bespreken we hoe je jouw sessie inclusiever kunt maken voor deelnemers met zintuiglijke beperkingen.
Wil je meer weten over succesvolle en inclusieve online sessies? Learning Connected heeft een breed aanbod aan trainingen over online en hybride samenwerken. Ben je op zoek naar meer informatie over het bevorderen van diversiteit en inclusie in jouw organisatie, bekijk dan eens de trainingen van Study2Go.
