Technische Probleme in Ihrem Online-Meeting: 3 Schritte zur Lösung

Es gibt nichts Ärgerlicheres, als während einer Online-Sitzung auf technische Probleme zu stoßen. Aber leider haben wir alle (regelmäßig) damit zu tun. Egal, ob es sich um Probleme mit dem Ton, dem Bild, der Verbindung oder um Funktionen handelt, die nicht funktionieren, es ist sehr ärgerlich, wenn Ihre Besprechung dadurch unterbrochen wird. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man es beheben kann. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie Sie dieses Problem in 3 Schritten lösen können!  

Schritt 1: Was ist das Problem?
Zunächst einmal ist es wichtig, das Problem zu identifizieren. Denn ohne ein Problem gibt es auch keine Lösung. Es gibt eine Reihe von Szenarien, die auftreten können: 

• Probleme mit den getroffenen Vereinbarungen 
• Probleme mit den Funktionalitäten des Tools 
• Probleme mit dem Ton 
• Probleme mit der Kamera 
• Probleme mit der Internetverbindung

Probleme mit den getroffenen Vereinbarungen
Die häufigsten Probleme sind sicherlich die, die sich aus den getroffenen Vorkehrungen ergeben. Zum Beispiel Teilnehmer, die keinen Link erhalten haben, sich zu spät angemeldet haben oder nicht richtig vorbereitet waren. Obwohl sie sehr häufig auftreten, sind diese Probleme auch am einfachsten zu lösen. 

Probleme mit den Funktionalitäten des Tools
Ein weiteres häufiges Problem ist ein Problem mit dem von Ihnen verwendeten Videogesprächs-Tool, wie z. B. Cisco Webex, Microsoft Teams oder Zoom. Denken Sie zum Beispiel an eine nicht funktionierende Taste oder an Einschränkungen im Zusammenhang mit Sicherheitsmaßnahmen.  

Probleme mit dem Ton
Es kommt immer noch regelmäßig vor, dass der Ton innerhalb eines Online-Meetings nicht funktioniert. Das kann z. B. daran liegen, dass ein Lautsprecher nicht funktioniert, das Mikrofon eines Teilnehmers nicht funktioniert oder ein Headset (falsch) angeschlossen ist. 

Probleme mit der Kamera
Da Sie bereits aus der Ferne miteinander kommunizieren, ist es schön, wenn Sie sich wenigstens sehen können! Wenn die Videoverbindung nicht funktioniert, kann dies die Kommunikation erschweren. 

Probleme mit der Internetverbindung
Nichts ist so ärgerlich wie jemand, den man wegen eines stockenden Tons kaum versteht, oder ein Kamerabild, das ständig abstürzt oder einfriert. Dies sind in der Regel die Folgen einer schlechten Internetverbindung. Die meisten Videogesprächs-Tools haben zwar eine Möglichkeit, dies zu regulieren, damit die Qualität so gut wie möglich bleibt, aber auch das ist keine Garantie. 

Schritt 2: Wer ist von dem Problem betroffen? 

Da Sie nun wissen, was das Problem ist, ist es Zeit für den nächsten Schritt: Wer hat das Problem? So können Sie herausfinden, woher das Problem kommt. Sind alle von dem Problem betroffen? Dann liegt das Problem nicht bei einer Person, sondern im Programm. Wenn aber zum Beispiel nur ein Teilnehmer berichtet, dass er nichts hört, muss diese Person überprüfen, ob ihr Ton richtig funktioniert.  

Schritt 3: Auf die Lösung hinarbeiten 

Schließlich der wichtigste Schritt: die Erarbeitung einer Lösung. Nachdem wir herausgefunden haben, wo das Problem liegt und wer davon betroffen ist, können Sie mit der Suche nach einer Lösung beginnen. Dabei ist es wichtig, ein paar Dinge zu beachten.  

1. Kann das Problem schnell gelöst werden? Dann tun Sie dies während der Online-Sitzung, aber achten Sie darauf, dass die anderen Teilnehmer so wenig wie möglich darunter leiden. Nehmen Sie sich also nicht fünf Minuten Zeit für das Problem eines Teilnehmers, aber es ist in Ordnung, wenn Sie kurz erklären, wo eine wichtige Schaltfläche zu finden ist. Ist das Problem nicht schnell zu lösen? Dann planen Sie einen Moment nach der Sitzung ein, um dies noch zu tun, damit es beim nächsten Mal gut läuft. 
2. Wie wichtig ist es, eine Lösung zu finden? Handelt es sich um ein Treffen, bei dem von den Teilnehmern wenig Interaktion erwartet wird?acht? Dann brauchen Sie keine Zeit darauf zu verwenden, das Mikrofonproblem dieses einen Teilnehmers zu lösen, sondern können ihn bitten, über die Chatfunktion oder das Whiteboard für diese Zeit Input zu geben. 
3. Planen Sie vor der (ersten) Sitzung einen Moment ein, um zu testen, ob alles ordnungsgemäß funktioniert. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie während der Sitzung Zeit für technische Unannehmlichkeiten aufwenden müssen, und Sie können einfach zur vereinbarten Zeit beginnen. 
4. Stellen Sie jemanden bereit, der bei technischen Problemen helfen kann. Auf diese Weise kann der Gastgeber/Moderator immer weitermachen und es gibt immer noch jemanden, der helfen kann, wenn etwas nicht wie gewünscht läuft. 

Tipps für die häufigsten Probleme 

Der obige Fahrplan kann eine große Hilfe bei der Identifizierung des Problems sein und gibt Ihnen die Richtung für die Suche nach einer Lösung vor. Leider reicht der Platz in diesem Artikel nicht aus, um alle möglichen Probleme und Lösungen zu erörtern, aber im Folgenden finden Sie einige nützliche Tipps, die in vielen Fällen helfen werden: 

Audio-Probleme
Funktioniert der Ton nicht richtig? Dann versuchen Sie zunächst, ob er eingeschaltet und laut genug eingestellt ist. Ist dies der Fall? Dann prüfen Sie immer, ob der Ton über ein Headset funktioniert oder trennen Sie es ab, um zu sehen, ob das Problem dadurch behoben wird. 

Probleme mit der Kamera
Funktioniert die Kamera nicht oder sehen Sie kein Bild? Prüfen Sie dann zunächst, ob die Kamera nicht in einem anderen Programm eingeschaltet ist. Webcams können in der Regel nur in einem Programm gleichzeitig verwendet werden. Möglicherweise ist die Kamera auch ausgeschaltet, weil die Datenschutzeinstellungen des Computers dies nicht zulassen. Schließlich kann eine externe Kamera helfen. 

Internet-Probleme
Probleme mit der Internetverbindung sind die häufigsten Probleme, aber oft auch die am einfachsten zu lösenden. Eine feste Kabelverbindung bietet die stärkste und stabilste Verbindung, aber auch ein Umzug in die Nähe des Routers oder das Ausschalten anderer Geräte, die (viel) Internet verbrauchen, kann helfen.  

Geben Sie immer klare Anweisungen und fragen Sie immer vorsichtig nach, wenn ein Problem auftritt. Bleiben Sie trotz der oben genannten Schritte und Tipps wirklich stecken? Dann wenden Sie sich an den technischen Support in Ihrer Organisation oder direkt an den Administrator des Tools, in dem das Problem auftritt. Viel Erfolg!