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Wahrscheinlich beherrschen Sie selbst die Videotelefonie und Ihre Kamera und Ihr Mikrofon funktionieren gut. Aber was ist mit den Teilnehmern an Ihrer Online-Sitzung? Es gibt immer wieder Personen, für die Videogespräche mit dem Computer oder dem Telefon schwierig sind, die auf technische Schwierigkeiten stoßen oder die weniger Möglichkeiten haben, weil sie über ein Telefon oder eine ältere Version der Software teilnehmen.
In einem früheren Artikel haben wir besprochen, wie man Einbindung aller Teilnehmer in integrative Online-Sitzungen indem wir allen Teilnehmern Zeit und Raum geben, sich auf ihre eigene Weise zu beteiligen. Aber manchmal können technische Probleme oder Einschränkungen die Teilnehmer daran hindern, sich (richtig) zu beteiligen. In diesem Artikel wird erörtert, wie Sie sicherstellen können, dass die Technik der Einbeziehung der Teilnehmer in Ihre Sitzung nicht im Wege steht.
Vorherige Prüfung
Müssen die Teilnehmer ein Videogesprächsprogramm herunterladen, um an der Sitzung teilnehmen zu können? Wenn ja, teilen Sie ihnen dies im Voraus mit. Schicken Sie ihnen einen Link, damit sie ihre Verbindung und das Programm testen können, oder schlagen Sie vor, eine (kurze) Testsitzung zu planen.
Technische Hilfe
Was ist, wenn ein Teilnehmer den Sitzungsraum nicht betreten kann? Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Teilnehmer im Voraus darüber informiert haben, wohin sie sich im Falle von Problemen wenden können (per E-Mail oder Telefon). Weisen Sie die Teilnehmer zu Beginn der Sitzung darauf hin, wie sie während der Sitzung um Hilfe bitten können, z. B. indem sie eine virtuelle Hand heben oder eine Chat-Nachricht schreiben - wenn eines nicht funktioniert, können sie etwas anderes versuchen.
Sind alle an Bord?
Vergewissern Sie sich zu Beginn Ihrer Sitzung, dass alle mitmachen können. Planen Sie einen kurzen Moment der Interaktion ein, in dem jeder eine bestimmte Reaktion zeigen oder eine Nachricht im Chat senden muss. Dann können Sie Teilnehmern, die mit der Technik Schwierigkeiten haben, sofort sagen, wo sie die richtigen Schaltflächen finden, damit sie für den Rest der Sitzung mitmachen können.
Beitritt als Teilnehmer
Als Präsentator sieht Ihr Bildschirm anders aus als der Ihrer Teilnehmer. Sie haben andere Funktionen und die Schaltflächen befinden sich manchmal an anderen Stellen. Es ist daher eine gute Idee, sich mit einem anderen Gerät in Ihre eigene Sitzung einzuloggen: Wenn Sie sehen, was die Teilnehmer sehen, können Sie ihnen viel besser helfen. Tipp: Lassen Sie Ihre Teilnehmer wissen, dass Sie über zwei Geräte eingeloggt sind, damit sie nicht denken, dass sie von einer unsichtbaren Präsenz beobachtet werden.
Bieten Sie verschiedene Beteiligungsmöglichkeiten an
Teilnehmer, die über ein Telefon, den Webbrowser oder eine ältere Version des Videoanrufprogramms teilnehmen, haben oft weniger Funktionen zur Verfügung. Daher ist es eine gute Idee, den Teilnehmern während der Sitzung mehrere Möglichkeiten zu bieten, sich zu Wort zu melden. Bieten Sie beispielsweise die Möglichkeit, sich über das Anmerkungswerkzeug oder über eine Nachricht im Chat zu beteiligen. Teilen Sie einen QR-Code auf Ihrem Bildschirm und einen Link im Chat.
Visuelle Anweisungen
Es versteht sich von selbst, dass Sie klare Anweisungen geben müssen. Es gibt mehrere Videogesprächsprogramme, die alle etwas anders funktionieren. Gehen Sie also nicht davon aus, dass jeder weiß, wo die richtige Funktion zu finden ist. Unterstützen Sie Ihre Anweisungen visuell: Zeigen Sie zum Beispiel einen Screenshot Ihres Bildschirms, auf dem Sie angeben, auf welche Schaltfläche die Teilnehmer klicken sollen. Ein Beispiel ist immer die deutlichste Erklärung.
Teilweise Sitzungen
Vergewissern Sie sich, bevor Sie die Teilnehmer auf die einzelnen Sitzungen aufteilen, dass die Anweisungen 100% klar sind und dass jeder weiß, wie er die erforderlichen Hilfsmittel zu benutzen hat. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer wissen, wie sie Sie bei Fragen oder Problemen erreichen können, oder besuchen Sie die verschiedenen Teilsitzungen, um zu sehen, ob alles gut läuft.
Kameras und Mikrofone
Zu Beginn Ihrer Online-Sitzung werden Sie Ihre Teilnehmer wahrscheinlich dazu auffordern, ihre Kameras einzuschalten, um eine Verbindung herzustellen. Aber Achtung: Inklusivität bedeutet auch, dass Sie sich darüber im Klaren sind, dass einige Teilnehmer nicht in der Lage oder bereit sind, ihre Kameras zu benutzen. Einige haben vielleicht nicht genug Bandbreite für eine Videoverbindung, können ihr Mikrofon nicht benutzen, weil sie sich nicht in einer ruhigen Umgebung befinden, oder fühlen sich nicht wohl dabei, anderen einen Blick in ihr Zuhause zu gewähren. Ein Mittelweg besteht darin, einen virtuellen Hintergrund oder ein Headset zu verwenden, um mehr Privatsphäre zu haben, oder die Kamera nur einzuschalten, wenn jemand spricht.
Möchten Sie auch integrative Online-Sitzungen organisieren? Selbst wenn alle technischen Hindernisse beseitigt sind, bedeutet das nicht, dass jeder in gleicher Weise teilnehmen kann. In einem späteren Artikel werden wir erörtern, wie Sie Ihre Sitzung inklusiver gestalten können für Teilnehmer mit sensorische Beeinträchtigungen.
Möchten Sie mehr über erfolgreiche und integrative Online-Sitzungen erfahren? Learning Connected hat eine breite Palette von Schulungen zur Online- und hybriden Zusammenarbeit. Wenn Sie weitere Informationen über die Förderung von Vielfalt und Integration in Ihrer Organisation suchen, schauen Sie sich die Schulungskurse von Study2Go.
