Live online gesprekken voeren of vergaderen hebben veel mensen inmiddels aardig onder de knie. Maar ECHT online samenwerken blijft voor velen alsnog een hele uitdaging. Voor brainstormsessies bijvoorbeeld geven we er vaak nog steeds de voorkeur aan om fysiek bij elkaar te zijn. Maar wacht even! Voor we weer allemaal bij elkaar in een vergaderzaal kruipen, wist je dat een brainstorm wellicht zelfs effectiever kan zijn wanneer je deze online organiseert? 

Wat zijn de voordelen van online brainstormen? 

 Voor een goede live online brainstorm heb je een communicatietool nodig zoals Webex, Teams, Zoom of Google Meet, en een whiteboard waar iedereen gelijktijdig op kan werken. Gebruik de meegeleverde whiteboardfuncties in de communicatietool of kies voor meer creativiteit met tools zoals Miro, Padlet of Mural. 

Hoe zet je een goede brainstorm op? Laten we eerst kijken naar wat brainstormen inhoudt en wat het lastig maakt. 

Wat is brainstormen? 

Brainstormen is een groepsactiviteit met als doel veel nieuwe ideeën te genereren zonder daarbij direct de waarde van de ideeën te beoordelen. Belangrijk is dat er een productieve en creatieve ontspannen sfeer heerst en dat er geen kritiek op de ideeën wordt geleverd tijdens de brainstormsessie. Een complete brainstormsessie bestaat uit drie fases:  

 Waarom is brainstormen soms lastig? 

 Al deze valkuilen zijn gelukkig te voorkomen. In de volgende artikelen volgen een aantal praktische tips voor het voorbereiden en uitvoeren van jouw perfecte brainstorm. Met behulp van deze tips organiseer jij voortaan effectieve, succesvolle brainstormsessies.   

De punten die aan bod zullen komen zijn:

1. Het voorbereiden van je online brainstormsessie: 

2. Het uitvoeren van je live online brainstorm 

Volg ons voor een uitgebreidere toelichting en meer tips om ook het meeste uit jouw live online brainstorm te halen!

In onze vorige blog hebben we je geholpen om terug te kijken op het afgelopen jaar. Nu kijken we vooruit! Een nieuw jaar begint vaak met sprankelende plannen en veel (nieuwe of oude) goede voornemens voor een nieuwe jij op persoonlijk of professioneel vlak. Voornemens die je wellicht binnen een paar weken alweer uit het oog bent verloren…  

‘Blue Monday’, de derde maandag van januari, wordt ook wel de meest deprimerende dag van het jaar genoemd. De feestdagen zijn voorbij, de zomer nog ver weg, en de meeste goede voornemens alweer vergeten. Er is geen wetenschappelijke basis voor dit fenomeen, maar onderzoek laat zien dat tot wel 80% van de mensen hun voornemens al in februari weer opgeeft. Gewoontes veranderen is nu eenmaal niet makkelijk. 

Voor verandering in een andere context, bij organisaties en bedrijven, zijn de cijfers niet veel beter: eerder schreven we al dat 70% van veranderingsinitiatieven mislukt. De vraag dringt zich op: waarom is veranderen zo’n uitdaging? En hoe kun je zorgen voor succesvolle verandering? 

Het menselijk brein houdt graag vast aan wat bekend en vertrouwd is, want dat is veilig. Zelfs als het om gewoontes en patronen gaat die ons eigenlijk schaden. En hetzelfde gebeurt bij organisaties: ook daar vinden we vaak de neiging om vast te houden aan hoe dingen op dit moment werken. Weerstand tegen verandering is overal. 

Bij Learning Connected houden we ons dagelijks met dit onderwerp bezig. Wij helpen organisaties en individuen binnen die organisaties om nieuwe manieren van werken en denken aan te leren en te omarmen. En we weten dat er een aantal cruciale factoren zijn die de belangrijkste sleutel tot succesvolle verandering vormen, of het nu gaat om een bedrijf, een werknemer of jouw persoonlijke leven: 

Visie
Het is essentieel dat er een duidelijke visie is op waarom de verandering plaats moet vinden. In een organisatie moet het voor werknemers duidelijk zijn waarom zij er tijd en energie in moeten stoppen – en voor jezelf is dat niet anders. Waarom wil je eigenlijk die nieuwe taal leren? Het helpt als je het einddoel visualiseert: wat dacht je van in vloeiend Frans een croque-monsieur bestellen op een terras op de Champs-Élysées? Een inspirerende visie geeft richting en creëert motivatie en inzet. 

Stap voor stap
Breek de verandering op in kleine, haalbare stappen. Als je doel is om Frans te kunnen spreken, kan een concrete stap bestaan uit vijf nieuwe woordjes per dag leren. Door de verandering in kleinere taken op te delen creëer je niet alleen duidelijke mijlpalen, maar maak je ook ruimte voor ‘quick wins’. Dit zijn voordelen of verbeteringen die al snel zichtbaar zijn, wat de motivatie en het geloof in de haalbaarheid van de verandering vergroot. 

Stuur bij
Verandering is niet een eenmalige gebeurtenis, maar een proces. Het is cruciaal om voortdurend te reflecteren op wat wel en niet werkt en bereid te zijn om aanpassingen aan te brengen indien nodig. Het fundament van succesvolle verandering is een voortdurende cyclus van leren en verbeteren. De oude Griekse filosoof Heraclitus zei het al: het enige constante in het leven is verandering.  

Samen sterk
Bij verandering in organisaties is het belangrijk dat alle werknemers aan boord zijn. Eén van de grondleggers van change management, Kurt Lewin, heeft aangetoond dat het veranderen van groepen makkelijker is dan het veranderen van individuen. Waarom? Omdat mensen in groepen met elkaar praten over de verandering en de voordelen ervan. Zulke uitwisseling kunnen we ook in ons persoonlijke leven toepassen: deel je goede voornemens met anderen, motiveer elkaar, of ga samen naar de taalles. 

Gelukkig willen de – inderdaad – deprimerende statistieken niet zeggen dat verandering onmogelijk is. Laten we Blue Monday gebruiken als een mogelijkheid voor reflectie, onze volgende stappen helder te maken, bij te sturen waar nodig, en onze reis te delen met anderen. Verandering is misschien moeilijk, maar jouw toekomstige ik op het zomerse Franse terras zal trots op jezelf zijn! 

De maand december is het moment om na te denken over wat we hebben geleerd in het afgelopen jaar, wat we hebben bereikt en onze volgende stappen. Bij Learning Connected geloven we in de kracht van reflectie voor levenslang leren en ontwikkelen. Om je hierbij te helpen hebben we een PDF-template gemaakt die je gratis kunt downloaden en printen voor je eindejaarsreflectie!

 

Klik op de afbeelding om de template te downloaden.

 

What I learned this year

Neem de tijd om stil te staan bij de vaardigheden en kennis die je het afgelopen jaar hebt opgedaan. Waarschijnlijk heb je meer geleerd dan je denkt! Of het nu gaat om een nieuw softwareprogramma, een beter begrip van een onderwerp of verbeterde communicatievaardigheden: erken je groei en geef jezelf een schouderklopje.

My top accomplishment

Vier je overwinningen, groot of klein! Op welke prestatie of welk moment in het afgelopen jaar ben je het meest trots? Het kan het afronden van een succesvol project zijn, een persoonlijke mijlpaal of het overwinnen van een uitdaging. Het erkennen van je prestaties motiveert je voor de uitdagingen die voor je liggen.

Word of the year

Zoom uit en bedenk welk woord (of welke zin) jouw ervaringen, groei en aspiraties van het afgelopen jaar het beste samenvat. Het kan een woord zijn dat je heeft geïnspireerd, uitgedaagd of dat een rode draad vormde door je persoonlijke en professionele ontwikkeling.

What I unlearned this year

Groei gaat niet alleen over nieuwe dingen leren, het gaat ook over het loslaten van oude patronen, overtuigingen of gewoontes. Denk na over de dingen die je het afgelopen jaar bewust of onbewust hebt afgeleerd: misschien heb je geleerd om stressvolle situaties te vermijden, zelftwijfel te overwinnen of het loslaten van perfectionisme. De juiste dingen afleren is ook vooruitgang!

What I want to learn next year

Als je vooruit kijkt, stel dan je doelen voor het komende jaar. Welke vaardigheden of kennis wil je verwerven? Of het nu gaat om professionele ontwikkeling, persoonlijke verrijking of een nieuwe hobby, formuleer wat je wilt leren zodat je daar in het komende jaar bewust mee aan de slag kunt gaan.

Klik hier om de template te downloaden.

Het team van Learning Connected wenst je een inspirerend einde van het jaar en een nieuw jaar vol groei!

Niks vervelender dan tijdens je online meeting tegen technische problemen aanlopen. Maar helaas krijgen we hier allemaal (regelmatig) mee te maken. Of het nou gaat om problemen met het geluid, beeld, verbinding of functies die niet werken, het is erg vervelend als dit jouw afspraak onderbreekt. Daarom is het belangrijk dat je weet hoe je dit kunt oplossen. In deze blog leren we je in 3 stappen hoe je dit aanpakt!  

Stap 1: Wat is het probleem?
Allereerst is het belangrijk om het probleem in kaart te brengen. Zonder probleem is er namelijk ook geen oplossing. Er zijn een aantal scenario’s die zich kunnen voordoen: 

Problemen met de gemaakte afspraken
De meest voorkomende problemen zijn toch wel de problemen die voortkomen uit de gemaakte afspraken. Denk bijvoorbeeld aan deelnemers die geen link hebben ontvangen, te laat inloggen of niet goed voorbereid zijn. Ondanks dat deze problemen heel erg vaak voor komen, zijn deze eigenlijk ook het makkelijkst op te lossen. 

Problemen met de functionaliteiten van de tool
Een ander probleem dat vaak voorkomt is een probleem met de videobeltool die je gebruikt, zoals Cisco Webex, Microsoft Teams of Zoom. Denk bijvoorbeeld aan een knop die niet werkt of beperkingen in verband met beveiligingsmaatregelen.  

Problemen met het geluid
Nog steeds komt het geregeld voor dat het geluid binnen een online meeting niet werkt. Dit kan komen doordat een luidspreker niet werkt, de microfoon van een deelnemer ermee is gestopt of dat er bijvoorbeeld een headset (niet goed) is aangesloten. 

Problemen met de camera
Aangezien je al op afstand met elkaar communiceert is het fijn om elkaar in ieder geval te kunnen zien! Wanneer de videoverbinding dan niet werkt dan kan dit ervoor zorgen dat de communicatie stroever verloopt. 

Problemen met de internetverbinding
Niks zo vervelend als iemand die slecht te verstaan is door het haperen van het geluid of een camerabeeld dat steeds vastloopt of bevriest. Dit zijn meestal gevolgen van een slechte internetverbinding. De meeste videobeltools hebben zelf een manier om dit te reguleren zodat de kwaliteit zo goed mogelijk blijft, maar toch biedt dit geen garantie. 

Stap 2: Wie ervaart het probleem? 

Nu je weet wat het probleem is, is het tijd voor de volgende stap: wie ervaart het probleem? Dit kan je helpen uit te vinden waar het probleem vandaan komt. Heeft iedereen last van het probleem? Dan zal het probleem niet bij één iemand liggen, maar eerder in het programma. Maar is er bijvoorbeeld wel maar één deelnemer die aangeeft niks te horen, dan zal diegene moeten controleren of zijn of haar geluid goed werkt.  

Stap 3: Werk naar de oplossing 

Tot slot de belangrijkste stap: het werken naar de oplossing. Nadat je hebt achterhaald waar het probleem zit en wie het ervaart, kun je gaan zoeken naar een oplossing. Belangrijk hierbij is om een aantal zaken in je achterhoofd te houden.  

  1. Is het snel op te lossen? Doe dit dan tijdens de online meeting, maar probeer er hierbij voor te zorgen dat de andere deelnemers hier zo min mogelijk last van hebben. Ga dus niet vijf minuten lang met het probleem van één deelnemer aan de slag, maar het is prima om kort uit te leggen waar een belangrijke knop te vinden is. Is het niet snel op te lossen? Plan dan een moment in na de sessie om dit alsnog te doen, zodat het de volgende keer wel goed gaat. 
  2. Hoe belangrijk is het om het op te lossen? Is het een meeting waarin weinig interactie van de deelnemers wordt verwacht? Dan is het niet nodig om tijd te steken in het oplossen van het microfoon-probleem van die ene deelnemer, maar kan je diegene vragen om voor deze keer input te geven via de chatfunctie of het whiteboard. 
  3. Plan een moment in voorafgaand aan de (eerste) sessie om te testen of alles goed werkt. Zo voorkom je dat je tijdens de bijeenkomst tijd kwijt bent aan technische ongemakken en kun je gewoon op de afgesproken tijd beginnen. 
  4. Zorg voor iemand die kan ondersteunen voor technische problemen. Zo kan de host/presentator altijd door gaan en is er toch iemand die kan helpen wanneer iets niet loopt zoals gewenst. 

Tips voor de meest voorkomende problemen 

Bovenstaand stappenplan kan je goed helpen om het probleem in kaart te brengen en geeft je richting voor het vinden van een oplossing. Er is in dit artikel helaas geen ruimte om alle mogelijke problemen en oplossingen te bespreken, maar hieronder vind je een aantal nuttige tips die in veel gevallen helpen: 

Audioproblemen
Werkt het geluid niet naar behoren? Probeer dan allereerst of dit staat ingeschakeld en luid genoeg staat ingesteld. Is dit het geval? Controleer dan ook altijd even of het geluid via een headset misschien wél werkt of koppel deze juist even los om te kijken of dit het probleem oplost. 

Cameraproblemen
Werkt de camera niet of zie je geen beeld? Controleer dan eerst of de camera niet aan staat in een ander programma. Webcams kunnen meestal maar in één programma tegelijkertijd gebruikt worden. Ook kan het zijn dat de camera uitgeschakeld staat doordat de privacy-instellingen van de computer deze niet toestaat. Tot slot kan een externe camera nog uitkomst bieden. 

Internetproblemen
Problemen met de internetverbinding zijn de meest voorkomende problemen, maar die zijn vaak ook het eenvoudigst op te lossen. Een vaste kabelverbinding zorgt voor de sterkste en meest stabiele verbinding, maar ook dichter bij de router gaan zitten of het uitschakelen van andere apparaten die (veel) internet verbruiken kan helpen.  

Geef altijd duidelijke instructies en vraag altijd goed uit wanneer een probleem zich voordoet. Kom je er toch, ondanks bovenstaande stappen en tips, echt niet uit? Raadpleeg dan de technische ondersteuning binnen jouw organisatie of neem direct contact op met de beheerder van de tool waarin het probleem plaatsvindt. Veel succes! 

Wist je dat ChatGPT jou als docent heel goed kan helpen met het ontwikkelen van lesmateriaal? Ook in het onderwijs begint ChatGPT steeds meer een rol te spelen: studenten en leerlingen maken er veelvuldig gebruik van, maar ook als docent kun je er ook je voordeel mee doen. En dat kan ook nog eens verrassend snel en makkelijk. In deze blog geven wij drie tips over hoe ChatGPT jou kan helpen met het ontwikkelen van lesmateriaal.  

Tip 1: Quiz- en toetsvragen genereren

Met ChatGPT genereer je snel quiz- en toetsvragen over de lesstof. Dit biedt niet alleen tijdsbesparing, maar kan ook verrassende inzichten en vraagstellingen opleveren waar je zelf misschien niet aan had gedacht.  
 
Kopieer en plak informatie uit je lesstof of instrueer ChatGPT om vragen te ontwerpen rondom een bepaald thema. Zoek je naar meerkeuzevragen, open vragen of vragen met een specifiek leerdoel? Geef je wensen duidelijk aan en ChatGPT geeft je diverse suggesties. 

Doel: Kennis van de lesstof evalueren en begrip van studenten testen. 

Voorbeeld prompt:

Geef me 1 meerkeuzevraag, 1 open vraag en 1 waar of niet waar vraag over het DISC-model  

Resultaat van ChatGPT:

Meerkeuzevraag:
Wat vertegenwoordigt de “D” in het DISC-model? 

  1. A) Determinatie
  2. B) Discussie
  3. C) Dominantie
  4. D) Diversiteit

Antwoord: C) Dominantie 

Open vraag:
Beschrijf kort het doel van het DISC-model in de context van persoonlijke ontwikkeling en teamdynamiek. 

Waar of niet waar vraag:
Het DISC-model wordt voornamelijk gebruikt om de financiële competenties van een individu te beoordelen. 

Antwoord: Niet waar 

Tip 2: Rollenspellen om studenten in de praktijk te laten oefenen met theorie

Vraag ChatGPT om diverse scenario’s of achtergronden voor rollenspellen te creëren. Dit kan variëren van eenvoudige interacties (bijvoorbeeld klant en winkelier) tot meer complexe situaties die creatief probleemoplossend vermogen vereisen. Je kunt zelfs aangeven hoeveel en welke specifieke rollen er vervuld moeten worden. 

Doel: Vaardigheden ontwikkelen in praktische, realistische situaties.

Voorbeeld prompt:

Ik wil dat je een rollenspelscenario creëert waarbij een nieuwe klantcontactmedewerker oefent met het omgaan met een boze klant. Rol A is de boze klant, rol B is de klantcontactmedewerker. Rol A moet al ingevuld zijn, rol B nog niet.

Resultaat van ChatGPT:

Rollenspelscenario: Oefenen met een Boze Klant
Setting: Klantenserviceafdeling van een telecombedrijf.
Deelnemers: Boze Klant (vooringevulde uitspraken) en Klantcontactmedewerker (STUDENT)
Doel: Het doel voor de klantcontactmedewerker is om de boze klant te kalmeren, het probleem te identificeren en een passende oplossing aan te bieden. 

Uitspraken van de Boze Klant:
“Dit is al de derde keer deze maand dat mijn internetverbinding is uitgevallen! Elke keer beloof je dat het opgelost wordt, maar ik zit hier weer zonder internet!”
“Ik werk vanuit huis en door deze problemen loop ik inkomsten mis! Wat gaan jullie hieraan doen?”
“Ik heb overwogen om over te stappen naar een andere provider als dit zo doorgaat. Ik betaal elke maand op tijd, dus ik verwacht ook goede service.” 

Instructie voor de Klantcontactmedewerker:
Reageer op elke uitspraak van de boze klant met empathie, professionaliteit en een probleemoplossende houding. 

Na afloop van het rollenspel kan er een feedbacksessie worden gehouden over de reacties van de klantcontactmedewerker. Hierbij kan worden besproken welke strategieën effectief waren en welke verbeterpunten er zijn. 

Tip 3: Casussen en probleemscenario’s om studenten strategisch te laten nadenken over oplossingen

Vraag ChatGPT om realistische scenario’s of casestudies te creëren waarin specifieke problemen of uitdagingen worden gepresenteerd. Dit moedigt leerlingen aan om kritisch en strategisch te denken. Je kunt eventueel ook nog een reflectieonderdeel toevoegen waarbij leerlingen elkaar feedback geven op elkaars antwoorden.

Doel: Kritisch en strategisch denkvermogen bevorderen door na te denken over problemen uit de praktijk.

Voorbeeld prompt:

Creëer een casus voor een les bedrijfsethiek en een kort en bondig feedbackformat of vraag die studenten kunnen gebruiken om op deze opdracht te reflecteren.

Resultaat van ChatGPT:

Casus:

Je werkt voor een bedrijf dat ontdekt dat één van hun producten een fout heeft die potentieel schadelijk is voor klanten, maar het terugroepen van het product zou miljoenen kosten. Wat doe je?

Feedback:

Beschrijving: Wat was je eerste reactie toen je de casus las? Waarom voelde je dat zo?
Analyse: Welke mogelijke acties overwoog je om deze situatie aan te pakken?
Ethische Overwegingen: Welke ethische overwegingen hebben je besluit beïnvloed en waarom?
Besluit: Welk besluit heb je uiteindelijk genomen en waarom? Welke stakeholders heb je hierbij overwogen?
Impact: Wat zijn volgens jou de korte en lange termijn gevolgen van je besluit voor het bedrijf, de klanten en andere betrokkenen?
Lessen: Wat heb je van deze casus geleerd en hoe zou je in de toekomst soortgelijke situaties aanpakken?

ChatGPT biedt grenzeloze mogelijkheden voor onderwijsprofessionals die hun lesmateriaal willen verrijken en diversifiëren. Of je nu snel toetsvragen wilt genereren, praktijkgerichte rollenspellen wilt ontwerpen of studenten wilt uitdagen met boeiende casussen, ChatGPT kan je hierbij helpen. Door de integratie van deze technologie in je lesplanning kun je niet alleen tijd besparen, maar ook zorgen voor variatie en diepgang in je onderwijsaanpak. Dus docenten: benut deze innovatieve tool en maak het ontwikkelen van lesmateriaal zowel efficiënter als effectiever! 

Fun fact: Deze blog is uiteraard geschreven met behulp van ChatGPT. Meer weten over het gebruik van ChatGPT in het onderwijs? Neem dan contact op met contact@learningconnected.nl  

De kunst van effectief online vergaderen: meer efficiëntie én persoonlijke connecties

De vaardigheid om effectief online te vergaderen is cruciaal voor succesvol teamwerk en goede organisatorische prestaties. Het is echter makkelijk om te vergeten dat achter elk scherm een mens schuilgaat die behoefte heeft aan verbinding en interactie. In deze blogpost bespreken we de belangrijkste elementen van effectieve online vergaderingen, niet alleen door te kijken naar effectiviteit in termen van resultaten, processen of samenwerking, maar ook met een sterke nadruk op menselijke interactie.

1. Begin met een warm welkom

De eerste stap om ruimte te geven aan menselijke interactie in online vergaderingen is het creëren van een warme en uitnodigende sfeer. Begin elke vergadering met een vriendelijke begroeting en oprechte interesse in hoe het met iedereen gaat. Een paar minuten informeel kletsen kan iedereen helpen zich meer op hun gemak te voelen en een band op te bouwen.

2. Stel duidelijke doelen

Effectieve vergaderingen, zowel op locatie als online, hebben een duidelijk doel nodig. Begin met het opstellen van de doelstellingen en de agenda van de vergadering. Dit houdt niet alleen iedereen gefocust, maar schept ook verwachtingen over wat er bereikt moet worden. Als deelnemers het doel begrijpen, is de kans groter dat ze actief deelnemen

3. Houd oogcontact

Eén van de uitdagingen van online vergaderen is dat collega’s niet fysiek aanwezig zijn. Om toch een gevoel van verbondenheid te creëren, kun je recht in je camera te kijken om oogcontact te creëren. Moedig anderen aan om hun video aan te zetten en hetzelfde te doen, omdat dit zorgt voor een persoonlijkere ervaring en meer betrokkenheid

4. Stimuleer actieve deelname

Om menselijke interactie te bevorderen kun je mogelijkheden creëren om actief deel te nemen. Moedig aanwezigen aan om vragen te stellen, hun gedachten te delen en input te geven. Zorg ervoor dat iedereen gelijke kansen heeft om deel te nemen door discussies te modereren. Gebruik tools zoals chat, polls en breakout rooms om het voor deelnemers makkelijker te maken om betrokken te blijven en samen te werken. Het whiteboard is een geweldig hulpmiddel voor brainstormsessies, waarmee ideeën op één plek kunnen worden verzameld – zonder beoordeling.

5. Actief luisteren

Effectieve communicatie is tweerichtingsverkeer. Luister actief naar wat anderen zeggen en laat zien dat je hun inbreng waardeert. Vermijd onderbrekingen en geef iedereen de kans om te spreken. Het erkennen en valideren van de bijdragen van deelnemers versterkt het gevoel gehoord en gewaardeerd te worden

6. Zorg voor een open en coöperatief klimaat

Richt de discussie op het onderwerp en niet op de persoonlijkheden of het gedrag van deelnemers. Moedig het uitwisselen van tegenstrijdige ideeën aan, maar ontmoedig het botsen van persoonlijkheden. Druk suggesties niet zomaar de kop in; haal er in plaats daarvan waardevolle punten uit en betrek teamleden bij de verdere ontwikkeling ervan. Voorkom misverstanden door deelnemers te vragen feiten of ervaringen te delen die misschien nog onbekend zijn voor anderen in de vergadering en van invloed kunnen zijn op hun perspectief.

7. Houd rekening met de tijd

Respecteer de tijd van de deelnemers door de geplande duur van de vergadering aan te houden. Een goed georganiseerde vergadering die op tijd begint en eindigt, houdt rekening met ieders drukke agenda. Het zorgt er ook voor dat deelnemers betrokken blijven tijdens de vergadering. In de meeste vergaderingen doet iemand er lang over om heel weinig te zeggen. Zorg ervoor dat de discussie to the point blijft door aan te geven dat er nu geen tijd is om een bepaald idee uit te werken, dat er geen tijd is voor lange toespraken, dat de groep dit punt moet afhandelen en door moet naar het volgende.

8. Samenvatten

Dit is een goed moment om de belangrijkste punten van de vergadering samen te vatten en de resultaten van de vergadering te toetsen aan de gewenste resultaten. Reflecteer of de doelstellingen van de vergadering zijn bereikt of dat sommige punten moeten worden meegenomen naar de volgende vergadering. Je kunt dit ook gebruiken als een gelegenheid om terug te kijken op de vergadering en te evalueren hoe jullie als team presteren, wat jullie goed doen en waar jullie kunnen verbeteren.

9. Terugblik en follow-up

Stuur na de vergadering een samenvatting rond van de belangrijkste punten, actiepunten en deadlines. Dit versterkt niet alleen wat er is besproken, maar houdt de deelnemers ook verantwoordelijk. Het opvolgen van actiepunten toont jouw inzet om vooruitgang te boeken en samen te werken.

Conclusie

Effectieve online vergaderingen gaan niet alleen over het bereiken van doelen; ze gaan ook over menselijke interactie en verbinding. Door een prettige omgeving te creëren, actieve deelname aan te moedigen en rekening te houden met de behoeften van elke deelnemer, kun je van online vergaderingen waardevolle momenten maken voor effectieve samenwerking én het opbouwen van relaties.

Online vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel geworden van hoe we communiceren en samenwerken. Maar soms zijn deze vergaderingen een beetje saai of voelen ze niet goed aan. Bij Learning Connected helpen we je graag om online communicatie interactief, effectief en boeiend te maken. In dit artikel delen we onze favoriete vijf functies van Microsoft Teams die je kunt gebruiken om je virtuele bijeenkomsten leuker te maken.

  1. Typen in de chat
    De chat is een groot voordeel van virtuele vergaderingen: deelnemers kunnen het gebruiken om vragen te stellen, links te delen, context te bieden en deel te nemen aan nevengesprekken. Deze functie zorgt niet alleen voor realtime interactie, maar maakt het ook gemakkelijker om deel te nemen voor degenen die zich gemakkelijker kunnen uitdrukken via tekst. Het is een waardevolle ruimte om te brainstormen, bronnen te delen en ervoor te zorgen dat ieders stem wordt gehoord. In MS Teams wordt de chat na elke vergadering automatisch opgeslagen, zodat je er altijd toegang toe hebt.
  2. Steek je virtuele hand op
    Als deelnemers tijdens een vergadering iets willen zeggen, kunnen ze dat aangeven door hun virtuele hand op te steken. Hierdoor kan de spreker zijn gedachtegang afmaken zonder onderbroken te worden. Het helpt ook om de orde in de discussie te bewaren (als meerdere mensen hun hand opsteken, laat MS Teams zien wie eerst was) en zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt om bij te dragen. Deze functie kan ook gebruikt worden voor een snelle stemming, een virtuele handopsteking!
  3. Gebruik reacties om te laten zien wat je denkt
    In MS Teams kunnen deelnemers aan vergaderingen hun gevoelens uiten zonder het gesprek of de presentatie te verstoren met emoji’s. Van applaus tot duimen omhoog en hartjes, deze reacties geven direct feedback, waardoor de vergadering interactiever en boeiender aanvoelt.
  4. Vragen en antwoorden organiseren
    Als er veel gebeurt in de chat, kunnen vragen soms verloren gaan. Een meer gestructureerde oplossing is de ingebouwde vraag en antwoord functie van MS Teams waar deelnemers vragen kunnen posten. De host of presentator kan ervoor kiezen om deze vragen in real-time of aan het einde van de vergadering te beantwoorden, of een tweede persoon in een ondersteunende rol kan schriftelijke antwoorden geven tijdens de vergadering.
  5. Stel snelle vragen met polls
    Iedereen betrekken bij de besluitvorming is essentieel voor effectieve vergaderingen. Met MS Teams kun je in realtime polls maken en delen. Of je nu meningen wilt, keuzes wilt maken of feedback wilt verzamelen, polls zijn een eenvoudige maar krachtige manier om deelnemers te betrekken en inzichten te verzamelen van de hele groep. Zodra de peiling is voltooid, kun je ervoor kiezen om de resultaten direct weer te geven.
  6. Opsplitsen in kleine groepen met breakout ruimtes
    In grote vergaderingen is het moeilijk voor iedereen om tegelijk te praten. Breakout rooms lossen dat op! Je kunt je grote vergadering opdelen in kleinere groepen voor gerichte discussies of teamwerk. Dit zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt en stimuleert meer diepgaande gesprekken. Na de breakoutsessies kun je iedereen weer samenbrengen om inzichten te delen.
  7. Genereer ideeën op het whiteboard
    Het visualiseren van ideeën kan een uitdaging zijn in virtuele vergaderingen, maar de samenwerkingsfunctie whiteboard van MS Teams brengt daar verandering in. Met het virtuele whiteboard kunnen deelnemers in realtime samen brainstormen, tekenen en schrijven, waardoor het eenvoudiger wordt om complexe concepten over te brengen en creativiteit wordt gestimuleerd. En het mooie van virtueel brainstormen is dat een onbeperkt aantal mensen tegelijkertijd op hetzelfde whiteboard kunnen werken!

Als je weet hoe je deze functies moet gebruiken, kun je je online vergaderingen interactiever en inclusiever maken dan persoonlijke vergaderingen kunnen zijn. MS Teams is een krachtig hulpmiddel om je te helpen een dynamische virtuele vergaderomgeving te creëren die deelname, productiviteit en samenwerking stimuleert. Wil je meer weten over interactieve en boeiende online vergaderingen? Leer het van de experts van Learning Connected! Lees hier meer over ons trainingsaanbod of neem contact op.

Een goed telefonisch klantgesprek is een krachtige manier om te zorgen voor een positieve klantervaring. Zo beschreven we in dit artikel dat ondanks ontwikkelingen van allerlei nieuwe digitale communicatiekanalen direct menselijk contact niet geheel te vervangen is. In deze blog delen we tips voor het creëren van positieve interacties en het opbouwen van goede klantrelaties.

Cruciaal in direct klantcontact zijn effectieve luister- en gespreksvaardigheden. Door de klant goed te laten uitpraten, samen te vatten en door te vragen, kun je beter begrijpen wat de klant nodig heeft en een oplossing bieden. Met deze vaardigheden kun je een fijne ervaring voor de klant creëren en dat zal uiteindelijk een positieve invloed hebben op de reputatie van je bedrijf.

Een goed telefonisch klantgesprek zorgt ervoor dat:

Een goede klantcontact-medewerker is professioneel, efficiënt en oplossingsgericht. Maar ook kennis van zaken en empathie zijn belangrijk. Essentieel om dit allemaal op een goede manier over te brengen is het ontwikkelen van effectieve luister- en gespreksvaardigheden. En dat begint bij de basis: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Afgekort: LSD.

Luisteren naar de klant

Luisteren is de basis van elk goed gesprek. Door de klant volledig uit te laten praten en de aandacht gericht te houden op wat de klant wil communiceren, creëer je een gevoel van begrip en vertrouwen. Het is belangrijk om tijdens het gesprek gepaste geluiden te gebruiken om te laten blijken dat je aandachtig luistert, zoals ‘mm’ of ‘oké’.

Samenvatten

Na het luisteren naar de klant is kun je een samenvatting van het verhaal geven om structuur en overzicht te behouden. Door de belangrijkste punten van het verhaal in je eigen woorden te herhalen en de klant te vragen om het te bevestigen, zorg je ervoor dat je zeker bent dat je de klant begrijpt. Het geeft daarbij de klant de mogelijkheid om aanvullingen of correcties te geven. Door het samenvatten kun je het gesprek efficiënter voeren en de regie behouden.

Doorvragen

Het is belangrijk om open vragen te stellen om meer informatie te verzamelen en de behoeften van de klant beter te begrijpen. Vermijd het stellen van waarom-vragen, omdat deze vaak als beschuldigend of aanvallend worden ervaren. Gebruik in plaats daarvan hoe-, wat-, wie- en waar-vragen om de klant te helpen zijn verhaal beter te vertellen en zijn probleem duidelijk te maken.

Ezelbruggetjes

LSD is slechts één voorbeeld van een hulpmiddel dat je kan helpen bij het voeren van een goed telefonisch gesprek. Er zijn nog tal van andere ezelsbruggetjes. Bijvoorbeeld: laat OMA (Oordelen, Meningen, Aannames) thuis, smeer NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander) en denk aan ANNA (Altijd Navragen, Nooit Aannemen). Door deze ezelbruggetjes te gebruiken, kun je jezelf eraan herinneren om de juiste vragen te stellen en empathisch te blijven tijdens het gesprek.

Wil je meer weten over telefonisch klantcontact? Learning Connected biedt trainingen aan om jou of jouw medewerkers te helpen om buitengewone klantervaringen te creëren. Neem contact op via contact@learningconnected.nl.

Als je van plan was om in een vliegtuig te stappen, je woonkamer te renoveren of een nieuwe carrière te beginnen op een heel ander gebied, wetende dat er maar een kans van 30% was dat je zou slagen… zou je dan de moeite nemen?

Als jouw organisatie een nieuwe online communicatietool invoert, zoals MS Teams of Cisco Webex, dan is deze nogal voorspelling vaak de realiteit.  Gemiddeld mislukt maar liefst 70% van de transformationele organisatieveranderingen. [1,2] Digitale transformatie in het bijzonder heeft een nog minder geruststellend mislukkingspercentage van 84%, volgens Forbes. [3] De reden waarom minder dan een derde van de veranderingsinitiatieven succesvol is, is omdat veel organisaties niet goed zijn in het managen van verandering.

Waarom mensen verandering moeilijk vinden

Wat drijft succesvolle verandering en wat veroorzaakt mislukking? De sleutelfactor in elk veranderingsinitiatief zijn mensen, de drijvende kracht achter alles. Geen enkele organisatieverandering kan effectief zijn als ze niet wordt gesteund door de werknemers. En toch wordt vaak vergeten dat het navigeren door veranderingen een uitdagende reis kan zijn voor individuen.

In hun boek Switch’ [4] baseren bestsellerauteurs en broers Chip en Dan Heath zich op uitgebreid onderzoek in de psychologie, sociologie en andere vakgebieden om te ontdekken waarom verandering moeilijk is voor mensen. Hun antwoord is dat verandering moeilijk is omdat het menselijk brein altijd onderhevig is aan een onderliggende spanning tussen de rationele kant en de emotionele kant van het menselijk brein, die strijden om controle en het hebben verschillende belangen.

Stel je dit eens voor: Het rationele verstand wil gezonder eten, terwijl het emotionele verstand hunkert naar frietjes en chocoladekoekjes. De rationele geest wil veranderingen doorvoeren op het werk, maar de emotionele geest houdt vast aan het comfort van vertrouwde routines. En wanneer je als werknemer moet overstappen op een compleet nieuw communicatiemiddel of -platform, leidt deze interne strijd vaak tot weerstand tegen de verandering.

Naar blijvende gedragsverandering

Communiceren is wat velen van ons talloze keren per dag doen op het werk. Het gebruik van een nieuw communicatiemiddel vereist het aanleren van een nieuwe manier van doen, wat een belangrijke culturele verandering met zich meebrengt die alle mensen in de organisatie beïnvloedt. Om blijvende verandering te bewerkstelligen, is het cruciaal om beide kanten van het menselijk brein tegelijkertijd aan te spreken.

Zie de rationele kant als de ‘Ruiter’, begaafd in denken en plannen, terwijl de emotionele kant de ‘Olifant’ belichaamt, gevoed door passie en motivatie. Zonder een duidelijk plan kan de Ruiter geen weg vooruit vinden en zonder emotie mist de Olifant de energie om verandering teweeg te brengen. Deze metafoor werd voor het eerst bedacht door sociaal psycholoog Jonathan Haidt.

Wat kunnen we hiervan leren? Om verandering tot stand te brengen, moeten we:

  1. De rationele geest aanspreken – de bestemming kristalhelder maken
  2. De emotionele geest motiveren – mensen de noodzaak van verandering laten voelen
  3. Het pad vormgeven – de vereiste veranderingen specifiek maken en ervoor zorgen dat de omgeving de verandering ondersteunt

Door deze strategieën te omarmen, kun je blijvende veranderingen teweegbrengen in persoonlijke, bedrijfs- en teamomgevingen. Bij Learning Connected zetten we onze expertise in om je door het gebruikersadoptieproces te loodsen en ervoor te zorgen dat jouw reis met online communicatiemiddelen een doorslaand succes wordt! Neem vandaag nog contact met ons op en haal het maximale uit uw online communicatiemiddel.

 

  1. Taking Stock survey by The Change Management Toolbook, February 2005
  2. Dr. Corrie Black (Mar 16, 2022). 12 reasons your digital transformation will fail, Forbes 
  3. Bruce Rodgers (Jan 7, 2016). Why 84% Of Companies Fail At Digital Transformation, Forbes 
  4. Chip Heath and Dan Heath. Switch: How to Change Things When Change Is Hard. Thorndike Press, 2011  

Misschien ben je bekend met het kop-romp-staart-model: een simpele methode om jouw lessen, vergaderingen of behandelingen structuur te geven. Geef je ook wel eens online sessies? Dan kun je de indeling van een fysieke sessie niet zomaar één-op-één overnemen. Waar je online rekening mee moet houden lees je in deze blog!

KOP

In de kop zorg je voor een veilig online klimaat. Dit doe je aan de hand van de volgende punten:

Kennismaking

Bij bijeenkomsten die fysiek plaatsvinden, wordt er vaak vóór het eigenlijke begin al gekletst en kennisgemaakt. Bij een online sessie is dat niet zo. Neem daarom de tijd voor een kennismaking en het creëren van een goede sfeer en interactie. Dit draagt bij aan het creëren van een veilig online klimaat in jouw sessie. Het voordeel van een online sessie is dat je gebruik kan maken van de interactieve annotatietools die de meeste videobelprogramma’s te bieden hebben. Laat de deelnemers bijvoorbeeld zichzelf tekenen of bedenk een leuke quiz!

Technische check

Misschien wel duidelijkste verschil tussen online en fysieke sessies is dat je afhankelijk bent van techniek. Begin daarom je sessie met een technische check waarin je kijkt of iedereen de weg kent in de online sessieruimte. Kijk of bij alle deelnemers de camera en microfoon werken en of ze de functies die ze nodig hebben kunnen vinden (bijvoorbeeld de chat of de virtuele hand). Zorg ervoor dat je duidelijke instructies geeft en laat de deelnemers gelijk de knoppen uitproberen! Als iedereen weet hoe de techniek werkt, is je sessie inclusiever.

Huisregels

Dit klinkt misschien een beetje streng, maar het gaat erom dat alle deelnemers weten op welke manier ze kunnen meedoen aan de sessie en dat iedereen op één lijn zit. Denk bijvoorbeeld aan:

Agenda en leerdoelen

Bespreek wat de doelen van de sessie zijn, wat de agenda is en hoe lang de sessie gaat duren. Het werkt het beste als je de doelen ook SMART formuleert. Hiermee maak je de verwachtingen duidelijk.

ROMP

In de romp behandel je de inhoud van je sessie. Houd hierbij de volgende drie punten in gedachten:

Structuur

Door structuur aan te brengen in je sessie zal je merken dat je sessie soepeler verloopt. Kom regelmatig terug op de agenda. Dit geeft een kapstok voor de inhoud van de sessie, waardoor er niet van de hak op de tak op verschillende onderwerpen wordt overgegaan. Zo weet je ook zeker dat alle onderwerpen aan bod komen.

Afwisseling

Online is onze concentratiespanne korter en kan er meer afleiding zijn. Lang naar een scherm kijken is vermoeiend en deelnemers kunnen sneller afdwalen of buiten beeld met iets anders bezig zijn. Het is daarom belangrijk dat je zorg voor afwisseling in je sessie, bijvoorbeeld met behulp van activerende werkvormen.

Interactie

Online is er minder spontane en non-verbale communicatie. Interactie moet bewust worden gecreëerd. Zorg dat deelnemers weten op welke manier ze kunnen deelnemen – via de chat? Virtuele hand opsteken? – en zorg daarbij voor duidelijke instructies. Creëer tijdens je sessie ook regelmatig ruimte voor vragen.

STAART

De staart is de afronding van je online sessie. Het is hierbij belangrijk dat je stil staat bij de volgende punten:

Samenvatting

Vat samen wat je er is behandeld in de sessie, of vraag de deelnemers wat zij hebben geleerd en hoe ze dat gaan toepassen in hun dagelijkse praktijk. Herhaal de leerdoelen en vraag de deelnemers of ze deze hebben behaald.

Vragenronde

Geef deelnemers de kans om laatste vragen te stellen, opmerkingen te maken of stoom af te blazen voordat je de sessie afsluit.

Evaluatie

Vraag deelnemers om feedback over de sessie. Wat vonden ze ervan? Hebben ze nog iets gemist? Die informatie kan je meenemen voor de volgende sessie.

Vooruitblik

Bespreek wanneer de volgende sessie plaatsvindt, wat er behandeld gaat worden, en geef eventueel huiswerk op.

Door het toepassen van een duidelijke structuur met een kop, romp en een staart zorg je ervoor dat je alles uit jouw online sessie kunt halen!

Wil je meer weten over het vormgeven van online sessies? Learning Connected is gespecialiseerd in live online communicatie. Volg één van onze trainingen of neem contact op om te bespreken wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen!